Kontrola archiwum zakładowego
Kontrolę przeprowadziła Pani mgr Agata Kowalewska - Kierownik Oddziału III do spraw Archiwów Zakładowych i Przechowalnictwa na podstawie upoważnienia Dyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach z dnia 01.09.2011 r. (znak: III.O.407-2/11) do przeprowadzania kontroli archiwów zakładowych. Kontrola została przeprowadzona dnia 20 października 2011 r.
Zakres kontroli: kontrola dotyczyła sprawdzenia przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych, a także ustalenia wielkości zbioru dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
Protokół z kontroli przekazano dnia 10 listopada 2011 r.
Zalecenia pokontrolne:
- zapoznać pracowników z przepisami instrukcji kancelaryjnej,
- sukcesywnie poddawać zabiegom konserwatorskim rejestry mieszkańców oraz ksiązki meldunkowe,
- akta osobowe oraz dokumentację płacową pracowników oświaty przełozyć do teczek bezkwasowych,
- poprawić środki ewidencji archiwum 9zalożyć wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, założyć drugi zbiór spiasów zdawczo-odbiorczych, założyć rejestr udostępnień dokumentacji),
- pomieszczenie archiwum wyposażyć w termometr i higrometr oraz załozyc rejestr pomiarów, zamontoważ w drzwiach do archiwum dodatkowy zamek,
- zabezpieczyć posadzkę archiwum oraz zaizolować instalacje kanalizacyjną przechodzącą przez pomieszczenie archiwum,
- opracować harmonogram calościowego przeglądu dokumentacji zgromadzonej w archiwum.